En Colombia, la DIAN y las autoridades administrativas de los departamentos, municipios y distritos están adelantando cobros de impuestos aun cuando la deuda no es “definitiva” en términos legales. En otras palabras, se están tratando obligaciones que aún no son definitivas como si ya fueran firmes y exigibles: se ordenan embargos y mandamientos de pago pese a que haya recursos o procesos judiciales en curso. Para las empresas, esto se traduce en un riesgo inmediato, porque su flujo de caja puede verse afectado por un cobro que, jurídicamente, aún no está resuelto.
El artículo 828 del Estatuto Tributario (ET) y el artículo 98 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) establecen que la administración solo puede iniciar un cobro coactivo cuando el acto administrativo definitivo presta mérito ejecutivo. Esto significa que la obligación debe reunir las condiciones mínimas de certeza que estable la norma: debe ser clara, expresa y exigible.
- Clara y expresa significa que la obligación está plenamente determinada sin dudas, pues se conoce con exactitud su cuantía, su origen y quién es el obligado al pago.
- Exigible implica que el acto que soporta esa deuda (por ejemplo, una liquidación oficial) ya se encuentra en firme: no tiene recursos pendientes, no está demandado y no está sujeto a una discusión administrativa o judicial que pueda modificarlo o anularlo.
Solo bajo el cumplimiento de todas estas condiciones, el acto adquiere mérito ejecutivo y puede ser cobrado por la vía coactiva. De ello se desprende una regla elemental: el Estado solo puede cobrar coactivamente cuando existe un verdadero título ejecutivo. Sin título, no hay cobro coactivo válido.
En la práctica, varios municipios y la propia DIAN han venido desconociendo esta regla, puesto que se dictan mandamientos de pago y se ordenan embargos de cuentas sin verificar si el título es realmente exigible, y sin comprobar si la obligación ya fue pagada, si existen acuerdos de pago o incluso, si la acción de cobro ya prescribió, conforme al artículo 829 ET.
Este tipo de actuaciones generan efectos inmediatos en los contribuyentes, especialmente en las empresas: bloqueos de cuentas, dificultades para pagar nómina, atrasos con proveedores, tensiones con entidades financieras y explicaciones incómodas ante juntas directivas o auditorías.
Ante este panorama, surge la pregunta clave: ¿pueden las empresas protegerse frente a cobros coactivos iniciados sin que la obligación esté en firme?
La buena noticia es que sí existen mecanismos para que las empresas se protejan frente a cobros coactivos sin firmeza, siempre que actúen con rapidez y cuenten con la asesoría adecuada.
En primer lugar, la jurisprudencia del Consejo de Estado ha sido consistente al reiterar que el cobro coactivo en materia tributaria solo puede adelantarse cuando los actos administrativos están en firme. Esto significa que la administración debe abstenerse de iniciar cualquier actuación coactiva mientras existan recursos pendientes, procesos judiciales en curso, notificaciones irregulares o vicios que afecten la validez o ejecutoria del acto.
En segundo lugar, el ordenamiento jurídico pone a disposición del contribuyente herramientas concretas de defensa que deben activarse tan pronto sea notificado de cualquier actuación persuasiva o coactiva. Entre ellas se encuentran:
- Presentar excepciones dentro del proceso de cobro, especialmente por falta de título ejecutivo o falta de ejecutoria.
- Interponer demandas ante la jurisdicción contencioso-administrativa, acompañadas si es necesario de solicitudes de medidas cautelares destinadas a suspender o neutralizar el cobro mientras se define la legalidad del acto.
- Acudir a la acción de tutela, en casos excepcionales donde exista un riesgo inminente para derechos fundamentales o una actuación arbitraria que afecte gravemente el funcionamiento de la empresa.
El arte de anticiparse a los riesgos.
Frente a este panorama, la mejor defensa para las empresas no solo está en reaccionar, sino en anticiparse.
Para un gerente o administrador, esto se traduce en la necesidad de tener un sistema básico de control interno sobre los asuntos tributarios, especialmente en el ámbito territorial, pues en muchos casos las actuaciones de cobro se originan en errores de información, cruces desactualizados o procesos paralelos que no están siendo monitoreados. Por eso, si la empresa tiene operaciones en varios municipios, es fundamental llevar un mapa claro de qué se debe, en dónde, en qué etapa está cada proceso, qué actos están en discusión y cuáles ya están firmes.
Este tipo de control evita que la empresa se entere del problema cuando ya tiene un embargo encima y permite detectar a tiempo irregularidades, duplicidades de cobro o decisiones que no cumplen con los requisitos de firmeza establecidos por la ley.
A ello debe sumarse una reacción inmediata ante cualquier notificación de cobro, embargo o requerimiento persuasivo. Las empresas deben verificar de manera sistemática si el acto que soporta la deuda: está demandado o tiene recursos pendientes, fue pagado o se encuentra amparado por un acuerdo, presenta notificaciones defectuosas, o ya no puede cobrarse por prescripción.
En un entorno donde los errores de la administración pueden convertirse en embargos y bloqueos inmediatos, la verdadera fortaleza de una empresa está en anticiparse: conocer sus procesos, vigilar sus títulos y usar a tiempo las herramientas que la ley le ofrece para frenar cobros que no deberían existir.