Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE AROCA VIVES ABOGADOS S.A.S.

Aroca Vives Abogados S.A.S., con domicilio en la ciudad de Barranquilla, ubicada en la carrera 57 # 74 – 144 de la misma ciudad, dirección de correo electrónico info@arocavives.com y teléfono de contacto 6053100090 (“Aroca Vives”) se dispone a presentar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, de conformidad con lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

1. OBJETIVO

Esta Política será aplicable a todos los titulares de datos personales que sean tratados por Aroca Vives.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente Política y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente sobre la materia, se entiende por:

2.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2.2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2.3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

2.4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.5. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

2.6. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante (cámara de comercio) o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

2.7. Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

2.8. Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

2.9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

2.10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

2.11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

2.12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2.13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. PRINCIPIOS

Todo tratamiento de datos personales se regirá los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Aroca Vives será considerado para todos los efectos, responsable del tratamiento de datos personales de conformidad con lo establecido en el marco normativo vigente y en la presente política de tratamiento.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La información y datos personales suministrados, podrán ser utilizados por Aroca Vives en su calidad de responsable de la información recaudada, para el desarrollo de los fines y las funciones propias de la Empresa, lo cual incluye, pero no se limita a fines estadísticos, comerciales, informáticos, de seguimiento a los servicios prestados en la empresa, de mercadeo, de notificación y contacto al usuario, aspectos contables y de nómina, para ejecutar la relaciones contractuales y demás aplicables a cada uno de los titulares, así como los usos específicos indicados en la autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso y frente a lo cual serán aplicables todos los principios rectores para el tratamiento de los datos personales.

Los datos personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento y durante el tiempo que sea razonable y necesario. Para esto Aroca Vives, tendrá en cuenta las disposiciones aplicables en la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

6. AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

El acceso al sitio web y a los servicios que ofrece Aroca Vives son entendidos como una autorización al tratamiento de datos cuando se trata de datos que no requieren autorización previa e informada por parte de los Titulares. En los demás casos, Aroca Vives solicitará una autorización previa e informada a los Titulares.

Los titulares o quien se encuentre legitimado para el tratamiento de sus datos, podrán manifestar su autorización (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio se podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Son derechos del titular de la información:

Derecho de actualización, conocimiento y supresión: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento establecidos por parte de Aroca Vives. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Derecho de prueba: Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

Derecho de información: Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Derecho de quejas y reclamos: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Derecho de revocación: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

Derecho de acceso: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER SUS DERECHOS Y RESPONSABLES

8.1. Procedimiento para realizar consultas:

Los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en Aroca Vives, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través de la dirección de correo electrónico info@arocavives.com o mediante la remisión de comunicación escrita dirigida a la dirección administrativa de Aroca Vives Abogados S.A.S., en la ciudad de Barranquilla en la carrera 57 # 74- 144.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. Procedimiento para presentar reclamos:

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante Aroca Vives, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

(i) El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a Aroca Vives a través de la dirección de correo electrónico info@arocavives.com o mediante la remisión de comunicación escrita dirigida a la dirección administrativa de Aroca Vives Abogados S.A.S., en la ciudad de Barranquilla en la carrera 57 # 74- 144; con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

(ii) Una vez recibido la reclamación completa, ésta se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

(iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3. Procedimiento para la actualización, rectificación y supresión de datos

Aroca Vives Abogados rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento para presentar reclamos. Para lo cual, el titular allegará la solicitud a través de la dirección de correo electrónico info@arocavives.com o mediante la remisión de comunicación escrita dirigida a la dirección administrativa de Aroca Vives Abogados S.A.S., en la ciudad de Barranquilla en la carrera 57 # 74- 144; indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

8.4. Procedimiento para la revocatoria de la autorización

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, mediante la presentación de un reclamo, a través de la dirección de correo electrónico info@arocavives.com o mediante la remisión de comunicación escrita dirigida a la dirección administrativa de Aroca Vives Abogados S.A.S., en la ciudad de Barranquilla en la carrera 57 # 74- 144.

9. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición.

10. MODIFICACIONES

Esta Política podrá ser modificada por Aroca Vives cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.